Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh đối chiếu Veeva Vault – một giải pháp tiên tiến phù hợp với ngành khoa học đời sống, chăm sóc sức khoẻ và sản xuất, với các hệ thống quản lý tài liệu truyền thống. Trọng tâm mà chúng tôi đưa ra là cách Veeva Vault giải quyết các nhu cầu đặc thù về tuân thủ trong các ngành này; cuối cùng, là cung cấp các giải pháp tuân thủ và hiệu quả hơn.
Veeva Vault là gì?
Veeva Vault là một nền tảng quản lý nội dung dựa trên đám mây dành cho các công ty khoa học đời sống. Nó cung cấp một nguồn sự thật duy nhất, hợp lý hoá hoạt động và cải thiện hiệu suất làm việc. Bên cạnh quản lý tài liệu the quy định, Veeva Vault theo dõi thông tin quan trọng trong suốt vòng đời sản phẩm, nâng cao hiệu quả và thu được nhiều thông tin chi tiết có giá trị.
Hiểu về các thách thức trong việc Tuân thủ
Rất nhiều ngành được quản lý phải tuân thủ các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt do các cơ quan quản lý như FDA, EMA và ISO áp đặt. Tuân thủ liên quan đến việc đảm bảo các tài liệu luôn được cập nhật, kiểm soát các phiên bản tài liệu, thực hiện các biện pháp bảo mật phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm toán và quản lý các quy trình phê duyệt phức tạp. Trong khi đó, các hệ thống quản lý tài liệu truyền thống lại không đáp ứng được nhu cầu chuyên biệt của các ngành này, dẫn đến rủi ro cao và kém hiệu quả.
Veeva Vault: Một giải pháp tập trung vào vấn đề tuân thủ
Veeva Vault là một nền tảng hiện đại dựa trên đám mây được thiết kế rõ ràng cho các ngành nằm dưới sự kiểm soát tuân thủ chặt chẽ. Nền tảng này cung cấp một bộ các chức năng toàn diện được điều chỉnh để hợp lý hoá các quy trình tuân thủ và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý tài liệu truyền thống. Hãy cùng chúng tôi khám phá cách Veeva Vault giải quyết các nhu cầu tuân thủ:
- Cấu hình dành riêng cho ngành: Vault được xây dựng nhằm mục đích phục vụ cho ngành khoa học đời sống và các ngành bị điều chỉnh khác. Nó đi kèm với các mẫu, quy trình làm việc và thực tiễn tốt nhất cho ngành đó. Cách tiếp cận chuyên biệt này cho phép các tổ chức nhanh chóng áp dụng các quy trình tuân thủ và giảm đáng kể thời gian thực hiện.
- Kiểm soát tài liệu nâng cao: Vault cung cấp các cơ chế kiểm soát ở một phiên bản mạnh mẽ, đảm bảo rằng người dùng chỉ có thể truy cập các phiên bản tài liệu được phê duyệt gần nhất. Nó cung cấp quy trình công việc tự động để tạo, xem xét và phê duyệt tài liệu, giảm các lỗi thủ công và đảm bảo tuân thủ yêu cầu quy định. Ngoài ra, các tính năng cộng tác nâng cao của Vault cho phép kết nối liên chức năng một cách liền mạch trong khi vẫn đảm bảo sự tuân thủ.
- Quy trình kiểm tra và an ninh: Việc tuân thủ cần có các biện pháp an ninh chặt chẽ và quy trình kiểm tra toàn diện. Vault sử dụng các biện pháp kiểm soát bảo mật nâng cao, bao gồm quyền truy cập dựa trên vai trò, chữ ký điện tử và cài đặt quyền chi tiết, đảm bảo rằng các tài liệu nhạy cảm được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép. Lộ trình kiểm tra chi tiết nắm bắt tất cả các hành động của người dùng, mang lại sự minh bạch và tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc kiểm tra theo quy định.
- Phân tích và báo cáo tuân thủ: Vault cung cấp khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ, cho phép các tổ chức tạo báo cáo tuân thủ, theo dõi việc sử dụng tài liệu và giám sát các chỉ số hiệu suất chính. Những hiểu biết sâu sắc này giúp xác định các lỗ hổng tuân thủ, tối ưu hoá các quy trình và chứng minh việc tuân thủ các yêu cầu quy định.
Lợi ích của Veeva Vault so với các hệ thống truyền thống
Khi so sách Veeva Vault với các hệ thống quản lý tài liệu truyền thống, ta có thể thấy những lợi ích như sau:
- Hiệu quả và Năng suất: Vault tự động hoá các quy trình thủ công, hợp lý hoá quy trình công việc và giảm gánh nặng hành chính. Điều này giúp tăng năng suất, thời gian quay vòng tài liệu nhanh hơn và cải thiện sự cộng tác giữa các bộ phận, cuối cùng cho phép doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn.
- Tuân thủ Quy định: Các cấu hình dành riêng cho ngành và các tính năng tuân thủ của Vault đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, quy định. Nó giúp doanh nghiệp duy trì trạng thái sẵn sàng kiểm tra, giảm thiểu rủi ro tuân thủ và tránh các hình phạt đắt giá hoặc sự chậm trễ do không tuân thủ gây ra.
- Khả năng mở rộng và Tính linh hoạt: Vault được xây dựng trên nền tảng đám mây có thể mở rộng, cho phép doanh nghiệp thích nghi và phát triển mà không cần lo lắng về các hạn chế của cơ sở hạ tầng. Nó có thể đáp ứng nhu cầu phát triển của các ngành bị kiểm soát và dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp, mang đến một giải pháp linh hoạt phù hợp với tương lai.
- Cộng tác nâng cao: Vault thúc đẩu cộng tác liền mạch bằng cách cung cấp một nền tảng tập trung. Nó cho phép người dùng được cấp quyền truy cập từ mọi phòng ban và địa điểm. Điều này giúp loại bỏ việc lưu tài liệu offline, cải thiện giao tiếp và thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban khác nhau. Nhờ đó mà quá trình ra quyết định sẽ diễn ra thuận lợi hơn và quy trình tuân thủ được hiệu quả hơn.
Trong các ngành nằm dưới sự kiểm soát, tuân thủ là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Việc tận dụng hệ thống quản lý tài liệu phù hợp là điều cần thiết. Khi doanh nghiệp phải cố gắng đáp ứng sự phức tạp của việc tuân thủ, Veeva Vault xuất hiện như một cuộc cách mạng làm thay đổi mạnh mẽ quy trình quản lý tài liệu cho các ngành như Dược và Chăm sóc sức khoẻ.
Dịch cụ Quản lý Nội dung của Trueson
Bạn đã sẵn sàng tận dụng sức mạnh của Veeva Vault để quản lý nội dung kỹ thuật số một cách liền mạch trong doanh nghiệp của mình chưa? Hãy hợp tác với Trueson để đưa khả năng quản lý nội dung của doanh nghiệp bạn lên một tầm cao mới.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!
***Tài liệu tham khảo:
